Stefnumiðuð útvistun

Fyrirtæki í dag standa frammi fyrir kröfum um hraðari nýsköpun, stöðugt rekstraröryggi og skýra kostnaðarstýringu. Ákvörðunin um að útvista, innvista eða byggja á stefnumiðaðri útvistun hefur bein áhrif á samkeppnishæfni, áhættu og getu til að ná árangri.

Rétt nálgun snýst ekki um verð eitt og sér. Hún snýst um skýra stefnu, trausta stjórnunarhætti og raunverulegt virði fyrir reksturinn.

Hvað er útvistun?

Útvistun felur í sér að sérhæfður þjónustuaðili taki við verkefnum, ferlum eða kerfum sem annars væru unnin innan fyrirtækisins. Þetta getur náð yfir rekstur upplýsingatækni, þjónustuborð, bókhald, laun, gæðastjórnun, þrif, veitingar eða umsjón með helstu viðskiptakerfum.

Algeng ástæða útvistunar er til að létta á, lækka kostnað eða fá aðgengi að þekkingu, eru ekki stefnumiðaðar ástæður.

Það er betra að útvista með stefnumiðuðum hætti ef það er mögulegt þar sem ýmsar hættur fylgja því að útvista án frekari skoðunar. Sjá nánar neðar um stefnumiðaða útvistun.

Hvað gerum við fyrir þig ?

Ráðgjöf, undirbúningur og framkvæmd

Intellecta býður faglega ráðgjöf og framkvæmd í allri vegferð útvistunar, frá fyrstu greiningu til innleiðingar og eftirfylgni.

Stefnumiðuð nálgun

Við hjálpum fyrirtækjum að taka upplýstar ákvarðanir um hvort útvista, innvista eða velja blandaða lausn.

Með Intellecta nærðu stefnumiðaðri nálgun við útvistun

Intellecta sameinar styrkleika ráðgjafar og ráðninga. Við greinum, leiðum og styðjum alla vegferðina.

1. Greina og skilja stöðuna (eftir aðstæðum)

Kortlagning ferla, hæfni og tækni.
Greining á kjarnafærni og heildarkostnaði.
Mat á áhættu og tækifærum.

2. Velja bestu leiðina

Greining á sviðsmyndum.
Stefnumiðuð ákvörðun byggð á gögnum og stefnu.
Mótun skýrs ramma fyrir framkvæmd.

3. Kaupa og tryggja gæði

Innkaupaferli og val á samstarfsaðila.
Samningsgerð með mælanlegum viðmiðum.
Öryggis- og samræmismat.

4. Innleiðing og rekstur

Skýr stjórnskipan og mælaborð.
Umbætur, nýsköpun og í tilfelli innvistunar: ráðningar .
Eftirfylgni og áháð ytri stjórnun á innleiðingartíma.

Algeng svið útvistunar

Rekstur upplýsingatækni, skýjalausnir og öryggisþjónustu.
Forritun, DevOps og viðhald kerfa.
Viðskiptaferla eins og innheimtu, laun og þjónustuver.
Gæða- og öryggisstjórnun með ISO, ISMS og SOC.
Þrif og veitingar þar sem teymi sér um daglegan rekstur mötuneyta.

Helsti ávinningur útvistunar

Betri kostnaðarstýring og sveigjanlegur rekstur.

Aðgangur að sérfræðingum sem bæta þjónustustig og styttir tíma til virðis.

Hraðari innleiðing tækni og virk nýting nýrra lausna.

Fókus á kjarnastarfsemi þar sem innri teymi vinna að því sem skapar mest gildi.

Hvað er innvistun?

Innvistun er þegar fyrirtæki velur að halda verkefnum, ferlum og tækni innanhúss. Með því er byggð upp varanleg hæfni og þekking í eigin teymi. Markmiðið er oft:

Sterkari stjórn og skýrari forgangsröðun.
Nálægð við kjarnastarfsemi og viðskiptavin.
Uppbygging á þekkingu og hugverkum sem styrkir langtíma virði.

Áskoranir sem þarf að hafa í huga við innvistun:

Hærri föst útgjöld vegna fjárfestinga í fólki og tækni.
Skortur á sérhæfðri þekkingu getur tafið verkefni.
Innviðir þurfa stöðuga uppfærslu til að fylgja hraða breytinga.

„Gerðu það sem þú gerir best og útvistaðu hinu“

-Peter Drucker

Stefnumiðuð útvistun: meira en kostnaðarsparnaður

Stefnumiðuð útvistun er ekki tilviljunarkennd ákvörðun. Hún byggir á greiningu og forgangsröðun: Hvaða verkefni styrkja kjarnastarfsemi og hverju er hagkvæmt að fela sérfræðingum?

Markmiðið er að:

Skapa virðisauka og bæta gæði.
Draga úr áhættu og tryggja samræmi við stefnu fyrirtækisins.
Auka sveigjanleika og hraða í innleiðingu breytinga.
Styrkja kjarnafærni og ná auknum árangri

Við hjá Intellecta leggjum áherslu á að útvistun sé hluti af heildarstefnu, ekki bara lausn til skamms tíma. Við hjálpum fyrirtækjum að taka upplýstar ákvarðanir sem styðja við langtímaárangur.

Sjá nánar um stefnumiðaða útvistun í grein Guðmundar á Linkedin

Má útvista hverju sem er ?

Ekki tapa færni eða þekkingu

Almenna reglan þegar kemur að útvistun er að við viljum aldrei útvista kjarnastarfsemi fyrirtækisins vegna þess að hún skapar sérstöðu fyrirtækisins og á að skapa samkeppnisforskot

Ekki útvista endanlegri ábyrgð

Einnig er mikilvægt að útvista ekki endanlegri ábyrgð og getu til að hafa eftirlit með hinu útvistaða og því þarf að skilja eftir og varðveita þekkingu á útvistaða verkefninu þó vissulega megi brúa bilið að hluta með óháðum þriðja aðila.

Algengar ástæður fyrir útvistun og áviningurinn sem fylgir:

Fyrirtæki velja að útvista af ýmsum ástæðum. Oft er það ekki spurning um hvort, heldur hvenær og hvernig. Hér eru algengustu ástæður sem við sjáum í verkefnum okkar og ávinningurinn sem fylgir:

Kostnaðarstýring og sveigjanleiki

Þegar föst útgjöld verða of þung byrði eða þarf að bregðast hratt við sveiflum í rekstri, getur útvistun verið lykillinn.

Ávinningur: Fyrirtækið fær sveigjanlegan kostnað, greiðari aðgang að sérhæfðri þjónustu og getur stýrt fjárfestingum í takt við þörf.

Aðgangur að sérhæfðri þekkingu

Margir velja útvistun þegar innri teymi skortir sérhæfða hæfni eða þegar hraði breytinga í tækni og regluverki krefst nýrrar þekkingar.

Ávinningur: Fyrirtækið fær aðgang að sérfræðingum sem tryggja gæði, hraða og öryggi, án þess að byggja upp dýra innri hæfni.

Hraðari innleiðing og nýsköpun

Þegar markmiðið er að innleiða nýja tækni eða breyta ferlum hratt, getur útvistun stytt vegferðina verulega.

Ávinningur: Verkefni klárast hraðar, nýjar lausnir koma fyrr til framkvæmda og fyrirtækið nær forskoti á markaði.

Fókus á kjarnastarfsemi

Útvistun er oft valin til að losa teymi undan verkefnum sem eru nauðsynleg en ekki kjarnafærni.

Ávinningur: Innri teymi fá svigrúm til að einbeita sér að því sem skapar mest virði og styrkir samkeppnisforskot.

Áhættustýring og samræmi

Þegar regluverk og öryggiskröfur verða flóknari, getur útvistun tryggt að sérfræðingar haldi utan um samræmi og áhættumat.

Ávinningur: Fyrirtækið dregur úr áhættu, eykur öryggi og tryggir að ferlar standist kröfur.

Endurútvistun: þegar þarf að loka götum og draga úr áhættu

Stundum er útvistun ekki einskiptisaðgerð. Við höfum séð að endurútvistun verður nauðsynleg þegar:

Gat myndast í þjónustu – verkefni sem hvorki innri teymi né þjónustuaðili sinna. Þetta gerist oft þegar ábyrgð er óskýr eða ferlar eru illa skilgreindir.
Óhagræði vegna „overlap“ í hlutverkum – þegar bæði innri og ytri aðilar sinna sömu verkefnum, sem veldur tvíverknaði, auknum kostnaði og óljósri ábyrgð.
Ótryggt „match“ milli aðila – þegar samstarfsaðili uppfyllir ekki kröfur um gæði, öryggi eða þjónustustig.

Ávinningur endurútvistunar

Lokar götum í þjónustu og tryggir skýra ábyrgð.

Dregur úr áhættu á öryggisbrotum og gagnatapi.

Bætir kostnaðarstýringu og minnkar óhagræði.

Tryggir að þjónusta og gæði séu í samræmi við stefnu fyrirtækisins.

Næstu skref

Intellecta hefur áratuga reynslu af því að hjálpa fyrirtækjum að taka stefnumiðaðar ákvarðanir um útvistun, innvistun og blandaðar leiðir.

Við stöndum með ykkur frá fyrstu greiningu til vals á lausn og áfram í innleiðingu, stjórnháttum og eftirfylgni.

Með okkur fáið þið samstarf sem byggir á skýrri ráðgjöf, rekstrarþekkingu og reynslu sem skila sér í því að styrkja rekstur og skapa varanlegt virði fyrirtæki